Onboarding

De werkdruk is hoog en gemotiveerde vakmensen zijn schaars. Medewerkers hoeven niet meer blij te zijn met een baan – die liggen immers voor het oprapen, maar bedrijven moeten blij zijn met hun mensen. Daar hoort ook een andere benadering van nieuwe collega’s bij. Als een nieuw personeelslid gaat starten, wat doen we dan met hem of haar? Hoe zorgen we ervoor dat ‘Thijs’ zich meteen thuis voelt en snel ervaring opdoet? 

Een organisatie heeft diverse mogelijkheden; ‘onboarding’ is een hippe term en ‘inwerktraject’ klinkt ook goed. Bij een inwerktraject leert Thijs wat zijn verantwoordelijkheden zijn en hoe de nieuwe functie uitgevoerd hoort te worden. Onboarding is breder. Dan maakt Thijs kennis met de cultuur van de organisatie en verneemt bijvoorbeeld wat de kernwaarden zijn. Daarnaast voert hij gesprekken met collega’s, is er aandacht voor veiligheid en voor het opdoen van ontbrekende, benodigde technische kennis.  

In theorie goed bedacht, maar de praktijk blijkt weerbarstig. De verantwoordelijkheid voor onboarding ligt deels bij personeelszaken en verloopt meestal volgens een standaardformat. Deze afdeling regelt praktische zaken zoals een telefoon en auto. Het andere deel, de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer, ligt bij de leidinggevende van Thijs.

Van installateurs die ik spreek, hoor ik te vaak dat onboarding helaas niet altijd even soepel verloopt. Zo ook van Thijs. De wil is er wel, maar aandacht en tijd ontbreken. Ter illustratie. Op zijn eerste werkdag bleek er geen laptop beschikbaar. Thijs reageerde beleefd, ‘kan gebeuren’. Senior installateur ‘Piet’ zou Thijs inwerken, maar Piet had aangegeven bij personeelszaken dat goed inwerken ten koste gaat van zijn eigen werk. Met tegenzin deelde Piet het hoogstnoodzakelijke. De gang van zaken op zijn eerste werkdag had het enthousiasme voor zijn nieuwe werkgever en functie meer getemperd dan Thijs wilde toegeven. Op zijn tweede werkdag stond de laptop klaar. Dat deed hem goed. Piet was echter weggeroepen voor een spoedklus. Thijs wilde zich van zijn beste kant laten zien en startte het systeem. Het bleek voor hem onbekende software.

Gaat een nieuwe collega onvoldoende ingewerkt aan de slag met een voor hem nog onbekend softwarepakket, dan kun je wachten op onbedoelde fouten. Ik sprak laatst een installateur die met Syntess werkt. Hij en zijn collega’s hebben nog nooit een Syntess-training gevolgd. Twee managers starten daar nu mee, omdat bleek dat de medewerkers het systeem niet optimaal gebruiken en liever Excel inzetten. Voor veel bedrijven is Excel een toegankelijk en doeltreffend programma. Van een andere installateur hoorde ik dat een groot, landelijk installatiebedrijf haar klanten een dashboard aanbiedt, maar dat het dashboard nooit up-to-date is, omdat de gegevens niet in het eigenlijke systeem staan, maar in Excel.

Het vinden van een nieuwe medewerker is een uitdaging, zeker in de installatiebranche. Daarom wil een organisatie haar aanwinst graag behouden. Medewerkers krijgen geregeld via een medium als LinkedIn de vraag of er interesse is in een nieuwe baan. Als installatiebedrijf wil je niet dat je net geworven personeel daarop ingaat. Daarom is het cruciaal dat organisaties degelijk beleid maken op het gebied van onboarding. Tijd, geld en moeite investeren zou dus niet alleen aan de orde moeten zijn in het zoektraject voorafgaand aan de eerste werkdag. Juist tijdens de eerste maanden waarin nieuwe medewerkers als Thijs de bevestiging zoeken dat ze voor het juiste bedrijf hebben gekozen, is inspanning vanuit de werkgever een must. Bij zorgvuldige onboarding blijft de nieuwe collega gemotiveerd, raakt snel betrokken en draagt met liefde bij aan het succes van de onderneming.